Быть или не быть электронной трудовой книжке?
Электронная трудовая книжка плюсы и минусы для работника? Быть или не быть электронной трудовой книжке? Данные вопросы задает себе каждый работник, который получил от своего работодателя уведомление с вопросом хочет ли он переходить на электронную трудовую книжку или нет?
После получения данного уведомления ведутся обсуждения, дискуссии между своими коллегами о необходимости электронной трудовой книжки, выслушиваются мнения более авторитетных работников по этому поводу. И если этой информации для принятия решения, будет недостаточно, то вы углубляетесь в Интернет, и там ищите все «ЗА» и «ПРОТИВ» по данному вопросу.
Поскольку вы уже читаете эту статью, давайте вместе разберем все плюсы и минусы для работника по переходу на электронную трудовую книжку. Для того, чтобы вам упростить весь процесс по поиску информации в Интернете, здесь я собрал для вас ответы на самые часто задаваемые вопросы.
1. Что такое электронная трудовая книжка, как она выглядит и стоит ли на нее переходить?
2. Какие плюсы и минусы в электронной трудовой книжке для работника (сотрудника) фирмы.
3. Как посмотреть трудовую книжку в электронном виде?
4. Как перейти на электронную трудовую книжку за 3 этапа? Инструкция для работодателя.
1. Что такое электронная трудовая книжка как она выглядит и стоит ли на нее переходить?
Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя, информацию, которую предоставляет работодатель о трудоустройстве или увольнении своего работника хранится в Пенсионном фонде Российской Федерации.
Все данные, которые находятся в трудовой книжке на бумажном носителе будут передаваться в Пенсионный фонд. Трудовая книжка в привычном бумажном носителе также имеет юридическую силу и, в случае если работник пожелает, чтобы работодатель продолжил заполнять ее, он не вправе отказать работнику в этом. Работодатель в этом случае будет также хранить трудовую книжку работника и помимо этого передавать информацию в Пенсионный фонд.
Работник может в любой момент перевести свою бумажную трудовую книжку в электронную, для этого необходимо будет написать заявление своему работодателю. После того, как ваш работодатель получит это заявление, он выдаст вам трудовую книжку в бумажном носителе, с этого момента он не несет никакой ответственности по ее хранению и заполнению. Но, если вы передумаете и захотите, чтобы ваша бумажная рабочая книжка велась как обычно, то работодатель откажет вам, сославшись на ранее написанное вами заявление об отказе введения трудовой книжке на бумаге.
Поэтому, стоит ли переходить или нет на электронную книжку, решать только вам. В настоящее время электронная трудовая книжка – это эксперимент, проводимый государством, который в конечном итоге, по моему мнению, закончится тем, что электронная книжка в результате вытеснит свой аналог бумажного носителя.
2. Какие плюсы и минусы в электронной трудовой книжке для работника (сотрудника) фирмы
Давайте сейчас разберем все «ПЛЮСЫ» и «МИНУСЫ» в электронной трудовой книжке для самого работника компании.
Поговорим о «плюсах»:
1. Электронную книжку невозможно потерять. Этот плюс будет важен для людей растерянных, которые любят терять свои документы. Для человека с большим стажем работы потеря трудовой книжки бумажного носителя будет практически катастрофой, поскольку для восстановления ее уйдет много времени и сил.
2. Можно быстро получить информацию о своей трудовой деятельности. В случае, если работнику вдруг понадобится трудовая книжка, он в любой момент и в любом месте сможет распечатать в своем личном кабинете государственных услуг или на сайте Пенсионного фонда. Копию бумажного носителя можно получить только у своего работодателя.
3. Можно оформить свою пенсию дистанционно. Это стало возможным только с появлением электронной книжкой. Пенсионный фонд не будет требовать предоставление документов, подтверждающих ваше место работы, поскольку все будет храниться в его электронной базе.
4. Упрощение получений государственных услуг. С появлением электронной книжки, упрощается процедура получения государственных услуг, для которых необходимо предоставить трудовую книжку.
5. Не надо забирать трудовую книжку у работодателя в последний день своей работы. Это важный момент для работника, поскольку некоторые работодатели злоупотребляли этим и шантажировали работника, тем, что если не сделаешь или недоделаешь чего-либо, то не отдам трудовую книжку.
«Минусы» для работника:
1. Угроза похищения данных. Поскольку вход в личный кабинет Пенсионного фонда будет осуществляется через компьютер, то возрастает риск угрозы взлома, хищения пароля, при помощи вредоносных программ и в конечном итоге завладения личными данными гражданина.
2. Ошибки при переносе данных. Перенос данных сотрудниками работодателя сведений о работнике в Пенсионный фонд могут быть с ошибками.
3. Нет уверенности, что с другого места работы работник уволился. Поскольку выдача трудовой книжки на руки работнику, подтверждало то, что работник уволился с прежнего места работы. При электронной трудовой книжки перенос данных может затянуться и становится не понятно, с какого времени уволился работник, для того, чтобы принять его на другую работу.
3. Как посмотреть трудовую книжку в электронном виде?
Электронную трудовую книжку можно будет посмотреть и распечатать на сайте Пенсионного фонда Российской Федерации — pfrf.ru и на сайте государственных услуг — [urlspan]gosuslugi.ru[/urlspan].
Электронная трудовая книжка через сайт Пенсионного фонда
Для того, чтобы получить сведения о своей трудовой деятельность вам необходимо будет зайти на сайт Пенсионного фонда и выбрать раздел «Личный кабинет гражданина».
После этого вы должны выбрать раздел: «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности»
Для того, чтобы попасть в свой личный кабинет, вы должны авторизоваться через «Единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА)», нажмите на кнопку «войти». Если вы не прошли регистрацию на сайте государственных услугах, то для этого, вам необходимо зарегистрироваться там, прейдя по ссылке — [urlspan]https://www.gosuslugi.ru/[/urlspan]
И ввести свой логин и пароль, при котором были зарегистрированы на гос. услугах
После этого нажимаете кнопку «Запросить»
И через некоторое время на вашу электронную почту, которую вы указали при регистрации придут запрашиваемые вами сведения о вашей трудовой деятельности или же вы их можеье скачать с сайта Пенсионного фонда РФ в личном кабинете.
Электронная трудовая книжка через сайт Госуслуги
Для того, чтобы получить выписку электронной трудовой книжки через сайт Госуслуги, необходимо зайти в «Личный кабинет» и авторизоваться. Если вы не зарегистрированы на сайте Госуслуг, для этого вам понадобится пройти ее регистрацию.
После этого войдите в раздел «Услуги» — «Органы власти» и выберите «ПФР»
Затем, нажмите на ссылку «Выписка из электронной трудовой книжки» и нажмите кнопку «Получить услугу»
После этого, вы попадете на страницу, где в графах будут уже заполнены ваши данные, нажимайте на кнопку «Подать заявление» и через несколько минут на вашу электронную почту придёт ссылка, по которой вы можете перейти и скачать ваши сведения о трудовой деятельности.
4. Как перейти на электронную трудовую книжку за 3 этапа? Инструкция для работодателя.
1. Этап. Для того, чтобы начать переход к электронной трудовой книжке, работодателю необходимо приказом назначить ответственных лиц, в котором необходимо расписать обязанности каждого ответственного лица. Например, юристу: разработать форму уведомления работников о переходе на электронную книжку, внести изменения в локальные нормативные акты компании (должностные инструкции, и т.п.), бухгалтеру: предоставлять в Пенсионный фонд России отчет по форме СЗВ-ТД, отделу кадров: направить уведомление для каждого работника и собрать с них письменные заявления.
Пример такого приказа можно скачать по [urlspan]ссылке >>>[/urlspan].
ООО «Фабрика дверей»
ПРИКАЗ № ___
О порядке перехода на электронные трудовые книжки и назначении ответственных лицг. ___________ «___» _________ 2022 г.
На основании Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Юрисконсульту Ермалаеву Виталию Игоревичу разработать образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки для работников ООО «Фабрика дверей».
Срок исполнения до _________ 2022 г.
2. Инспектору отдела кадров Кириенко Натальи Викторовне вручить каждому работнику под роспись уведомления о переходе на электронные трудовые книжки.
Срок исполнения до _________ 2022 г.
3. Инспектору отдела кадров Кириенко Натальи Викторовне собрать с каждого работника в письменном виде заявления о переходе или отказ от перехода на электронную трудовую книжку. В случае поступления от работников заявления о переходе на электронную трудовую книжку, выдать трудовую книжку в бумажном носителе в течение 2-х рабочих дней.
Срок исполнения до _________ 2022 г.
4. Назначить бухгалтера Мамаеву Антонину Сергеевну ответственным за передачу сведений о трудовой деятельности работников по форме отчета СЗВ-ТД в Пенсионный фонд Российской Федерации.
Срок исполнения – постоянно.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Генеральный директор Беркутов П. Р.
С появлением электронной трудовой книжкой появился новый отчет, который необходимо предоставлять в Пенсионный фонд России – это отчет сведений о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД. Как правило, отчеты по форме СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ в пенсионный фонд сдает бухгалтерия, на нее можно возложить и обязанность по сдаче отчета и по форме СЗВ-ТД. (
Скачать данную форму можно по [urlspan]ссылке >>>[/urlspan])
2. Этап. Для перехода на электронную трудовую книжку работодатель должен письменно уведомить каждого работника, спросив его, намерен ли он переходить на электронную трудовую книжку или нет. Свой ответ на уведомление работодателя, работник должен предоставить также в письменной форме в виде заявления. Данное заявление можно отдать нарочно ответственному лицу работодателя или направить его по почте (или электронной почте).
В уведомлении работодатель должен объяснить работнику, что будет, если он примет решение продолжить ведение трудовое книжки, а что если он выберет электронную трудовую книжку.
Примерное уведомление работника:
УВЕДОМЛЕНИЕ
«О переходе на электронные трудовые книжки»Уважаемый ______________!
В связи с внесением с 01.01.2020 изменений в трудовое законодательство сообщаем Вам следующее (закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ):
— с 01.01.2020 все сведения, связанные с Вашей трудовой деятельностью в ООО «Фабрика дверей» (о переводах, выполняемой работе, увольнениях и т. д.), передаются работодателем в ПФР, который формирует и ведет сведения о Вашем трудовом стаже в электронной форме;
— бумажная трудовая книжка больше не является основным документом о Вашей трудовой деятельности.
В связи с этим Вам необходимо не позднее 31.12.2020 передать руководителю ООО «Фабрика дверей» заявление, в котором указать способ ведения трудовой книжки:
— продолжать вести с 01.01.2022 трудовую книжку в бумажной форме или
— отказаться с 01.01.2022 от ведения бумажной трудовой книжки.
Если Вы примите решение о переходе на электронную трудовую книжку, бумажная трудовая книжка будет выдана Вам на руки, а ООО «Фабрика дверей» будет освобождено от ответственности за ее хранение.
Если Вы решите продолжать ведение бумажной трудовой книжки, ООО «Фабрика дверей» будет вести записи о Вашей трудовой деятельности в обоих вариантах: на бумаге и в электронном виде.
Если до 01.01.2022 от Вас не поступит заявления по этому вопросу, ООО «Фабрика дверей» продолжит вести Вашу трудовую книжку в бумажном виде и одновременно формировать сведения в электронном.
Скачать данную форму можно по [urlspan]ссылке >>>[/urlspan])
3. Этап. Если у компании имеются локальные нормативные акты, например, должностная инструкция бухгалтера, специалиста по кадровым вопросам и т.п., в которых упоминается трудовая книжка, то в данные документы необходимо внести изменения.
Подавать отчет по форме СЗВ-ТД на всех работников, которые находятся у работодателя в трудовых отношениях, сведения об их увольнении, приеме на работу и переводе. Сведения о приеме на работу или увольнении с работы передаются в день, когда был издан приказ о приеме (увольнении). В случае перевода сотрудника на другую должность отчет СЗВ-ТД сдается не позднее 15-го числа вместе с отчетом по форме СЗВ-М.
Заключение:
Подводя итоги, подсчитав все плюсы и минусы электронной трудовой книжки для работника, увидим, что плюсы значительно превышают минусы. Принять решение о переходе на электронную трудовую книжку , вы должны сами. На мой взгляд, в настоящее время оба варианта приемлемы для работника и никак не ущемляют его законные права. Если у вас остались какие-нибудь вопросы, вы можете задать их, воспользовавшись бесплатной консультацией.
Если вам необходима юридическая помощь, вы можете обратиться к нашим юристам.
Оставьте заявку на юридическую помощь прямо сейчас по ссылке >>>.
